لماذا يكتب (آى) طويلاً بالخطأ
والنماذج مصممة على أن تكون مؤدبة وشاملة و " آمنة " : فهي تفسر وتضيف الكهوف وتلخص وتقدم المساعدة. إذا لم تقل كم تحتاج، يختارون الطول بأنفسهم، وعادة ما يكون أكثر مما تحتاجه في العمل. ويزيد الجواب أيضاً بسرعة غامضة: ويضيف النموذج كل ما قد يكون مفيداً. لذا ينبغي أن يُذكر الطول والشكل بشكل مباشر، الطريقة التي ستشرحون بها مهمة لزميل: إلى أي حد، في أي شكل وعلى ماذا.
القاعدة الأولى: تحديد حد دقيق
الطريقة الأبسط هي تحديد الحجم " الجواب في جملة واحدة " ، " لا أكثر من ٥٠ كلمة " ، " ثلاثة بنود كل منها عشرة كلمات " . الأرقام تعمل على نحو أفضل من " موجز " : الجميع يفهم " موجز " بشكل مختلف. وفيما يتعلق بالمهام الهامة، تضاف ما لا تريد أن تراه: " لا مقدمة أو استنتاج " ، " لا تكرر السؤال " . إذا كان يجب أن تتناسب مع الحد الأقصى للمنبر، مثل الرسالة أو طول الخط الأمامي، تعطي العدد الدقيق للشخصيات وتطالب بفحص مطول. في بعض الأحيان أساءت الحسابات لذا تأكد من الحدود المهمة
القاعدة الثانية: أولا، التفاصيل بعد
اطلب منها أن تبدأ بالشيء الرئيسي: الجواب أو التوصية في جملة واحدة، ثم، إذا لزم الأمر، تفسيران أو ثلاثة. ومن السهل قراءة هذا الشكل: كما ترى النتيجة في وقت واحد، وتقرر ما إذا كنت بحاجة إلى التفاصيل. يضاف من هو الجواب: " بالنسبة لمدير يقرأ في دقيقة " أو " بالنسبة لموكل ليس له خلفية تقنية " . ويؤثر الجمهور بشدة على الكثافة. طريقة عمل أخرى: طلب نسخة قصيرة أولاً وطلب التفاصيل فقط عند الحاجة. بهذه الطريقة تتحكم بالحجم بدلاً من التلويح بالأضافات
القاعدة 3: اختصارا مكررا
إذا كانت الإجابة لا تزال طويلة، لا إعادة كتابة ذلك بنفسك. أكتب: " احفظوا، بنصف، جميع الأرقام والأسماء " أو " حافظوا فقط على ما يتطلب اتخاذ إجراء مني " . يمكنك أن تظهر عينة من الطول والأسلوب المرغوبين اطلب منها إزالة العبارات الاستهلالية والتكرار والتعقل العام. إذا قطعت منظمة العفو الدولية الكثير وفقدت معناها، تذكر ما يجب أن يبقى. عدد قليل من الطبقات القصيرة هي عادة أسرع من واحد سريع تماما.
عبارات جاهزة للارتشاء
وفر بعض النماذج واضافتها إلى نهاية المطاف. " أجيب في ثلاث نقاط، لا يزيد كل منها عن ١٢ كلمة " . " فقط الجواب، لا تفسيرات " . " الاختتام أولا في جملة واحدة، ثم لا أكثر من سببين " . " على سبيل المثال لا الحصر لشخص مشغول، لا جرغون " . " إذا كان من الممكن الإجابة بنعم أو لا، بدء بذلك " . وهذه العبارات عالمية وملائمة للترويج والتحليل والتقارير. ومع مرور الوقت ستلاحظون أن الحد الأقصى المحدد لا يجعل الجواب أسوأ؛ بل يجعله أكثر فائدة، لأن منظمة العفو الدولية مجبرة على اختيار الشيء الرئيسي.