Dự thảo phản hồi cho các yêu cầu thông thường trong vài giây
Hầu hết các yêu cầu hỗ trợ đều là những câu hỏi lặp đi lặp lại: đơn hàng của tôi ở đâu, làm cách nào để trả lại sản phẩm, tại sao khoản thanh toán không được thực hiện. Thay vì viết phản hồi mọi lúc, hãy mô tả bản chất của yêu cầu cho trợ lý AI và yêu cầu một bản nháp được tạo sẵn. Trong vài giây, bạn sẽ nhận được câu trả lời lịch sự và có cấu trúc, bạn chỉ có thể kiểm tra và sửa nếu cần. Điều này làm giảm đáng kể thời gian dành cho công việc thường ngày và để lại năng lượng cho những trường hợp thực sự khó khăn. Điều quan trọng cần nhớ là: bản phác thảo là sự chuẩn bị chứ không phải là bản cuối cùng. Lời cuối cùng luôn thuộc về người biết rõ bối cảnh của khách hàng và các tính năng của sản phẩm của bạn.
Giọng điệu nhất quán của công ty trong mọi phản hồi
Mỗi công ty có tiếng nói riêng: ở một số nơi, người ta có phong tục xưng hô với mọi người bằng tên riêng và với chút cảm xúc, ở những nơi khác thì lại nghiêm khắc và trang trọng. AI có thể được điều chỉnh một lần theo tông màu mong muốn: mô tả thương hiệu của bạn nghe như thế nào, đưa ra hai hoặc ba ví dụ về các câu trả lời thành công và yêu cầu họ tuân theo phong cách này. Sau đó, ngay cả một nhân viên mới cũng sẽ phản hồi với cùng một quan điểm của công ty và khách hàng sẽ nhận được dịch vụ chất lượng như nhau bất kể ai đang trực ca. Cách tiếp cận này đặc biệt có giá trị trong các nhóm hỗ trợ lớn và gia công phần mềm, nơi điều quan trọng là hàng trăm câu trả lời mỗi ngày phải có tính gắn kết và chuyên nghiệp chứ không rời rạc.
Phân tích các kháng cáo phức tạp và cảm xúc
Điều khó nhất khi hỗ trợ không phải là thói quen mà là khách hàng khó chịu hoặc khó chịu. Trong những bức thư như vậy, người ta dễ dàng trả lời quá khô khan hoặc ngược lại, quá xúc động. Đây là lúc AI giúp bạn giữ một cái đầu tỉnh táo: đưa ra yêu cầu và yêu cầu nó đưa ra phản hồi bình tĩnh, đồng cảm để thừa nhận vấn đề và đưa ra giải pháp cụ thể. Bạn có thể yêu cầu một số tùy chọn tông màu và chọn tùy chọn phù hợp với mình. AI cũng giúp bạn chia nhỏ cuộc gọi khó hiểu thành các câu hỏi riêng lẻ để bạn chắc chắn không bỏ sót điều gì. Quyết định cuối cùng vẫn là của bạn, nhưng bắt đầu cuộc trò chuyện bằng một bản thảo thân thiện, chu đáo sẽ dễ dàng hơn nhiều so với việc bắt đầu với một bảng trống dưới áp lực.
Hỗ trợ đa ngôn ngữ mà không bị căng thẳng về ngôn ngữ
Nhiều nhóm hỗ trợ ở Ba Lan cung cấp dịch vụ khách hàng bằng tiếng Anh và các ngôn ngữ khác, và rào cản ngôn ngữ càng làm tăng thêm căng thẳng. AI sẽ giảm bớt một số công việc ở đây: nó giúp bạn hiểu địa chỉ bằng ngôn ngữ không quen thuộc, chuẩn bị phản hồi thành thạo và kiểm tra xem giọng điệu có tự nhiên và lịch sự với người bản xứ hay không. Bạn có thể viết một bản nháp bằng ngôn ngữ mẹ đẻ của mình và yêu cầu một bản dịch cẩn thận để giữ nguyên ý nghĩa và ngữ điệu giống như kinh doanh. Điều này không có nghĩa là bạn không cần phải học ngôn ngữ - nhưng lúc này bạn sẽ trả lời một cách tự tin hơn và không ngại mắc những lỗi khó xử. Đối với gia công quốc tế, điều này mở rộng đáng kể phạm vi nhiệm vụ mà bạn có thể đảm nhận một cách an toàn.
Tại sao kỹ năng AI được nhà tuyển dụng đánh giá cao
AI hỗ trợ hoạt động tốt nhất khi kết hợp với con người: công cụ chuẩn bị bản phác thảo và xử lý quy trình, còn chuyên gia chịu trách nhiệm về ý nghĩa, sự đồng cảm và giải pháp. Đó là lý do tại sao các nhà tuyển dụng ngày càng tìm kiếm những nhân viên biết sử dụng thành thạo những công cụ đó - điều này giúp nhóm làm việc nhanh hơn mà không làm giảm chất lượng. Tin tốt là kỹ năng này có thể được chuyển giao: một khi học được, bạn có thể sử dụng nó ở bất kỳ công ty nào và ở các vai trò liên quan. Cách đáng tin cậy nhất để làm chủ nó là một cách nhất quán - sử dụng các ví dụ thực tế về các yêu cầu, với các quy tắc rõ ràng về những gì nên tin tưởng vào AI và những gì nên bỏ lại. Đây là cách cả tốc độ và sự bình tĩnh đều tăng lên.