Viết mẫu nhắc nhở, theo đó người mẫu sẽ soạn câu trả lời lịch sự cho khiếu nại: thừa nhận vấn đề, xin lỗi, đưa ra giải pháp cụ thể - tối đa 4 câu, không quan liêu.
Câu trả lời hiệu quả = vai trò + cấu trúc (thừa nhận → xin lỗi → giải pháp) + giới hạn phạm vi.