Rédigez un modèle d'invite, selon lequel le modèle rédigera une réponse polie à la plainte : admettez le problème, présentez vos excuses, proposez une solution spécifique - en 4 phrases maximum, sans bureaucrate.
Bonne réponse fonctionnelle = rôle + structure (admettre → excuses → solution) + limitation de la portée.