Bắt đầu bằng ngữ cảnh, không phải bằng câu hỏi
Mạng nơron không nhìn thấy file của bạn nên không có cách nào đoán được cấu trúc. Mô tả ba điều: nội dung trong các cột (ví dụ: “trong A - ngày, ở B - thành phố, trong C - số lượng bán hàng”), kết quả sẽ là gì và bạn đang làm việc trong chương trình nào - Excel hoặc Google Trang tính, vì cú pháp và dấu phân cách đối số ở đó khác nhau. Chỉ định ngôn ngữ của hàm: SUMIF tiếng Nga hoặc SUMIF tiếng Anh. Dữ liệu đầu vào càng chính xác thì cơ hội nhận được công thức có thể chèn vào mà không cần chỉnh sửa càng cao. Hãy biến nó thành một quy tắc: đầu tiên là bối cảnh và kết quả mong muốn, sau đó mới yêu cầu “đưa cho tôi công thức”.
Thu thập công thức cho các nhiệm vụ điển hình
Hầu hết các yêu cầu công việc đều là một vài tình huống lặp lại. Để tóm tắt doanh số bán hàng cho một người quản lý cụ thể là SUMISF hoặc SUMILIMS với một số điều kiện. Kéo giá từ sách tham khảo theo bài viết - VLOOKUP hoặc kết hợp INDEX và TÌM KIẾM. Tính số lượng đơn hàng mỗi tháng - COUNTIFS với phạm vi ngày. Hãy mô tả nhiệm vụ bằng từ ngữ và mạng lưới thần kinh sẽ chọn hàm thích hợp và tập hợp cú pháp với phạm vi của bạn. Yêu cầu hai tùy chọn cùng một lúc - một tùy chọn ngắn và một tùy chọn ít lỗi hơn - để hiểu logic. Bằng cách này, trong một buổi tối, bạn sẽ hoàn thành được những công việc mà trước đây phải mất hàng giờ tìm kiếm trên diễn đàn.
Mô tả quy tắc tóm tắt và định dạng bằng lời
Bảng tổng hợp và định dạng có điều kiện là giao diện khó hiểu đối với người mới bắt đầu nhưng chúng cũng có thể được sắp xếp dưới dạng văn bản. Viết: “Bạn cần một bản tóm tắt: hàng - thành phố, cột - tháng, giá trị - số doanh thu” và mạng lưới thần kinh sẽ đưa ra quy trình từng bước cho phiên bản chương trình của bạn. Để đánh dấu, hãy yêu cầu quy tắc: “đánh dấu màu đỏ các dòng có phần còn lại nhỏ hơn 10” và lấy điều kiện làm sẵn bằng công thức. Kiểm tra phiên bản - giao diện của 2016 và 2021 khác nhau ở vị trí các nút. Cách tiếp cận này tiết kiệm thời gian không chỉ cho công thức mà còn tiết kiệm thời gian cho việc phân tích dữ liệu trực quan, vốn thường tốn nhiều công sức nhất.
Mang toàn bộ lỗi và nhận được một phân tích
Các lỗi như #VALUE!, #REF!, #N/A và #DIV/0! đáng sợ nhưng mỗi việc đều có lý do dễ hiểu. #VALUE thường có nghĩa là văn bản được đưa vào phép tính thay vì số; #LINK - ô chứa công thức đã bị xóa; #N/A cho biết VLOOKUP không tìm thấy giá trị. Sao chép công thức cùng với văn bản lỗi và mô tả những gì có trong các ô - mạng lưới thần kinh sẽ hiển thị vị trí lỗi và đưa ra phiên bản sửa lỗi. Yêu cầu không chỉ bản vá mà còn yêu cầu giải thích lý do, nếu không lỗi tương tự sẽ quay lại trong báo cáo tiếp theo. Phân tích những sai lầm của bạn là cách nhanh nhất để ngừng sợ hãi chúng.
Kiểm tra kết quả trên dữ liệu của bạn
Mạng nơ-ron tự tin tạo ra cú pháp nhưng không biết dữ liệu của bạn và đôi khi gây nhầm lẫn giữa các phạm vi hoặc tên hàm, đặc biệt là ở ngôn ngữ tiếng Nga. Đừng bao giờ chèn công thức vào một báo cáo quan trọng một cách mù quáng. Kiểm tra nó trên một mảnh nhỏ mà câu trả lời đã được biết trước: đếm bằng tay ba dòng giống nhau và so sánh. Hãy chú ý đến dấu phân cách—dấu chấm phẩy hoặc dấu phẩy—và tham chiếu tuyệt đối có ký hiệu đô la, thường bị mất trong quá trình sao chép. Hãy coi câu trả lời như một bản nháp từ một đồng nghiệp hiểu biết: hầu như luôn đúng, nhưng cuối cùng bạn là người chịu trách nhiệm về các con số.
Yêu cầu một công thức và học hỏi khi bạn thực hiện
Công thức làm sẵn có thể giải quyết vấn đề một lần, nhưng sự hiểu biết sẽ giải quyết được vấn đề mãi mãi. Sau mỗi câu trả lời, hãy thêm một yêu cầu: “giải thích từng phần một, ý nghĩa của từng lập luận”. Khi đó SUMILIMN sẽ không còn là phép thuật nữa và lần sau bạn sẽ tự lắp ráp nó hoặc nhanh chóng sửa nó cho một nhiệm vụ mới. Dần dần, bạn sẽ bắt đầu hình thành các yêu cầu chính xác hơn và nhận thấy rằng bạn mô tả các nhiệm vụ một cách có cấu trúc - đây là kỹ năng nhắc nhở có thể được chuyển sang bất kỳ công cụ nào. Bạn có thể thực hành đặt truy vấn chính xác trong bài học giới thiệu miễn phí - chúng sẽ chỉ cho bạn cách biến một tác vụ mơ hồ thành một truy vấn rõ ràng đối với mạng nơron.