Agente che smista la posta

L'analisi della posta è un compito ideale per un agente perché è ripetibile e segue le regole. Meccanica: l'agente legge la lettera, la assegna a una categoria ed esegue un'azione predefinita per quella categoria. Ciò significa che il tuo compito non è analizzare tu stesso le lettere, ma descrivere il sistema una volta: un elenco di categorie, una regola per ciascuna e cosa fare in casi controversi. Trucco da insider: crea una categoria "per l'escalation": tutto ciò che non si adatta alle regole o influisce sul denaro/cliente va qui e l'agente te lo trasmette, invece di decidere lui stesso. In questo modo sei protetto dall'attività amatoriale. La seconda tecnica è un elenco “non toccare”: mittenti o argomenti importanti che l'agente non archivia mai né a cui risponde automaticamente. Un tipico errore è impostare solo le categorie “importante/non importante” senza regole e senza azioni: l'agente sistemerà le lettere come capisce, e questo raramente coincide con il tuo significato. Un buon sistema è costituito da categorie chiare più un'azione specifica per ciascuna più ovvie eccezioni. Poi la routine scompare e mantieni il controllo sulle cose importanti.