Agen menyortir surat

Mengurai email adalah tugas ideal bagi agen karena dapat diulang dan mengikuti aturan. Mekanika: Agen membaca surat itu, menugaskannya ke suatu kategori, dan melakukan tindakan yang telah ditentukan untuk kategori itu. Artinya, tugas Anda bukan menguraikan huruf-huruf itu sendiri, namun mendeskripsikan sistemnya satu kali: daftar kategori, aturan untuk masing-masing kategori, dan apa yang harus dilakukan dalam kasus-kasus kontroversial. Trik orang dalam: buat kategori “untuk eskalasi” - segala sesuatu yang tidak sesuai aturan atau memengaruhi uang/klien akan dimasukkan ke sini, dan agen meneruskannya kepada Anda, bukan memutuskannya sendiri. Dengan cara ini Anda terlindungi dari aktivitas amatir. Teknik kedua adalah daftar “jangan sentuh”: pengirim atau topik penting yang tidak pernah diarsipkan atau ditanggapi secara otomatis oleh agen. Kesalahan yang umum terjadi adalah hanya menetapkan kategori “penting/tidak penting” tanpa aturan dan tanpa tindakan: agen akan menyusun huruf sesuai pemahamannya, dan ini jarang sesuai dengan maksud Anda. Sistem yang baik adalah kategori yang jelas ditambah tindakan spesifik untuk masing-masing kategori ditambah pengecualian yang jelas. Kemudian rutinitas itu hilang, dan Anda tetap memegang kendali atas hal-hal penting.